Với hệ thống làm thủ tục check in trực tuyến thì hành khách có thể làm thủ tục lên máy bay ở bất cứ máy tính nào có kết nối mạng internet kết nối với Website của Vietnam Airlines và có máy in khổ giấy A4.
Hệ thống sẽ check in cho hành khách trước chuyến bay từ 20 giờ đến 4 giờ trước giờ cất cánh. Quý khách có thể tự lựa chọn chỗ ngồi và nhất thiết tự in Thẻ lên máy bay với mã vạch được in rõ ràng để hoàn tất quá trình làm thủ tục.
Tại sân bay, nhân viên làm thủ tục sẽ kiểm tra Thẻ lên tàu với mã vạch rõ ràng do Quý khách cung cấp và đóng dấu xác thực trước khi Quý khách qua quầy kiểm tra an ninh.
Quý khách cần có mặt tại Quầy xác thực Thẻ lên máy bay hay còn gọi là WEB CHECK-IN tại nhà ga đi ít nhất 45 phút trước giờ máy bay cất cánh.
Hệ thống làm thủ tục trực tuyến được áp dụng với các điều kiện sau đây:
Hành khách đã có xác nhận về chỗ trên chuyến bay.
Hành khách có vé điện tử còn hiệu lực.
Hành khách không có hành lý ký gửi.
Hệ thống làm thủ tục trực tuyến áp dụng cho các chuyến bay do Vietnam Airlines khai thác và xuất phát từ các sân bay sau: Nội Bài, Đà Nẵng, Tân Sân Nhất, Gimhae, Incheon, Kuala Lumpur, Siemreap, Phnompenh, Vientiane.
Hệ thống làm thủ tục trực tuyến không áp dụng cho các hành khách sau đây:
Hành khách có yêu cầu dịch vụ đặc biệt (trừ hành khách yêu cầu dịch vụ suất ăn đặc biệt).
Hành khách bị từ chối chuyên chở, bị trục xuất.
Hành khách sử dụng vé miễn cước FOC, vé giảm ID/AD.
Điều kiện làm thủ tục trực tuyến
Hệ thống làm thủ tục trực tuyến của Vietnam Airlines cho phép hành khách làm thủ tục tại bất cứ máy tính nào có nối mạng internet và kết nối được với website của Vietnam Airlines với các điều kiện sau:
– Thời gian làm thủ tục trực tuyến là từ 20 tiếng đến 04 tiếng trước giờ khởi hành theo lịch của chuyến bay.
– Thủ tục trực tuyến chỉ áp dụng cho đoàn khách không quá 09 người trong một lần làm thủ tục.
– Làm thủ tục trực tuyến cho hành trình trình khứ hồi được áp dụng trong trường hợp giờ khởi hành của chuyến bay về không quá 12 tiếng so với giờ khởi hành chuyến bay chiều đi.
Khi đã hoàn tất các bước làm thủ tục trực tuyến và đã in thẻ lên tàu, hệ thống làm thủ tục trên internet sẽ không cho phép hành khách thay đổi lại vị trí ghế ngồi. Nếu hành khách thực sự có nhu cầu muốn thay đổi vị trí ghế ngồi, hành khách có thể yêu cầu tại quầy xác nhận thẻ lên tàu khi lên sân bay. Trong trường hợp vị trí ghế ngồi đó chưa được sử dụng, nhân viên thủ tục sẽ đáp ứng yêu cầu của hành khách.
Để có thể tự mình in thẻ lên tàu, hành khách cần đảm bảo các yêu cầu sau:
– Máy in để thực hiện việc in thẻ lên tàu.
– Quý khách nên sử dụng Internet Explorer 6.0 và lựa chọn cỡ giấy A4 để Thẻ lên tàu được in ra theo đúng mẫu chuẩn là 01 trang giấy A4.
– Quý khách lưu ý khi in thẻ lên tàu trên giấy A4 phải đảm bảo các thông tin trên thẻ và phần mã vạch trên thẻ không bị xước, nhoè do lỗi máy in. Trong trường hợp Thẻ lên tàu tự in của Quý khách được in ra trong 02 trang giấy A4, Quý khách vui lòng mang theo đầy đủ 02 trang lên sân bay.
Các bước làm thủ tục trực tuyến
Hành khách có thể dễ dàng làm thủ tục chuyến bay trực tuyến thông qua các màn hình hướng dẫn của hệ thống Web check-in theo các bước sau:
1. Nhập chính xác tên đã đăng ký khi đặt chỗ và mã đặt chỗ hoặc số hiệu chuyến bay của hành khách.
2. Kiểm tra thông tin chuyến bay được hiển thị trên màn hình bao gồm tên hành khách, thành phố đi/đến; giờ cất cánh/hạ cánh. Hội viên chương trình khách hàng thường xuyên của Vietnam Airlines nhấn vào nút “FF NUMBER” để nhập số thẻ hội viên, điểm thưởng sẽ được cộng vào tài khoản của Hội viên.
3. Hệ thống sẽ hiển thị sơ đồ ghế ngồi máy bay, hành khách sẽ tự chọn vị trí ghế ngồi.
Kết thúc các bước trên, hệ thống sẽ hiển thị Thẻ lên tàu của hành khách. Hành khách in Thẻ lên tàu bằng giấy A4 và hoàn tất quá trình làm thủ tục.
Các bước thực hiện tại sân bay
Hành khách làm thủ tục trực tuyến cần hoàn tất các thủ tục sau tại sân bay::
– Hành khách cần có mặt tại quầy xác nhận thẻ tại sân bay muộn nhất là 45 phút trước giờ khởi hành với Thẻ lên tàu tự in để thực hiện việc xác nhận Thẻ lên tàu tự in.
– Tại quầy xác nhận thẻ lên tàu, nhân viên thủ tục của Vietnam Airlines sẽ kiểm tra giấy tờ tuỳ thân của hành khách và đóng dấu xác nhận vào Thẻ lên tàu tự in của hành khách.
– Sau khi hoàn thành xác nhận Thẻ lên tàu tự in, hành khách tiếp tục qua cửa kiểm tra an ninh, vào phòng chờ và lên tàu bay.
Thông tin cần lưu ý khi làm thủ tục trực tuyến
Hành khách làm thủ tục trực tuyến cần lưu ý các nội dung sau:
– Hành khách cần đảm bảo đủ thời gian tại sân bay để có thể hoàn tất các thủ tục hàng không. Thời điểm muộn nhất mà hành khách có thể thực hiện việc xác nhận thẻ lên tàu là 45 phút trước giờ khởi hành. Nếu hành khách không thực hiện việc xác nhận thẻ lên tàu theo đúng thời gian quy định, Vietnam Airlines sẽ huỷ bỏ việc làm thủ tục trực tuyến của hành khách.
– Việc làm thủ tục trực tuyến đối với hành khách chỉ hoàn tất khi hành khách in được vé máy bay và mang Thẻ lên tàu tự in lên sân bay để thực hiện chuyến bay. Trong trường hợp quá trình in thẻ lên tàu của hành khách gặp trục trặc (máy tính, máy in gặp trục trặc), hành khách có thể nhập lại tên và mã đặt chỗ hoặc số hiệu chuyến bay của hành khách để in lại thẻ lên tàu.
– Trong trường hợp không thể thực hiện được thủ tục trực tuyến, hành khách cần kiểm tra lại các thông tin, nguyên nhân có thể do một trong những lý do sau:
+ Hành khách chưa thực hiện việc xác nhận đặt chỗ.
+ Hành khách chưa đặt chỗ trên chuyến bay muốn làm thủ tục.
+ Hành khách đặt chỗ có yêu cầu đi với trẻ nhỏ dưới 02 tuổi hoặc hành khách có yêu cầu trợ giúp y tế. Hệ thống làm thủ tục trực tuyến không áp dụng cho các trường hợp yêu cầu dịch vụ đặc biệt (trừ dịch vụ suất ăn đặc biệt), hành khách vui lòng đến sân bay để thực hiện việc làm thủ tục trước chuyến bay.
+ Hành khách đi theo đoàn quá đông. Hiện nay hệ thống làm thủ tục trực tuyến chỉ cho phép làm thủ tục cho đoàn tối đa không quá 9 người.
+ Hành khách đã đặt chỗ nhưng không phải trên chuyến bay của Vietnam Airlines khai thác.
+ Hành khách sử dụng vé miễn cước FOC, vé giảm ID/AD.
Hệ thống làm thủ tục trên internet là nhằm tạo sự thuận tiện cho hành khách khi đi trên các chuyến bay của Vietnam Airlines, do vậy, Vietnam Airlines sẽ luôn cố gắng đảm bảo giữ chỗ cho những hành khách đã hoàn tất việc làm thủ tục trên internet và thực hiện xác nhận thẻ theo đúng thời gian quy định.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định như liên quan đến vấn đề an toàn, an ninh của chuyến bay hoặc các tình huống cần thiết khác, Vietnam Airlines có thể phải yêu cầu hành khách làm thủ tục lại tại quầy, thay đổi vị trí ghế mà không cần báo trước. Để đảm bảo sự an toàn cho chuyến bay, Vietnam Airlines rất mong sự thông cảm của hành khách trong những trường hợp này.